Cerrar la brecha de las inconsistencias

Que hacer cuando recibimos una notificación de "no coincidencia" de un empleado

• Verifique sus registros. Compare el número de Seguro Social de su empleado con el de sus registros. Si sus registros no coinciden con el formulario W-4, corrija el formulario y notifique del cambio a la SSA. Mantenga copias de la correspondencia remitida a la SSA.
   
• Notifique al empleado de la discrepancia. Si sus registros muestran que usted ha venido reportando el numero tal cual fuera provisto en su momento por el empleado, informe al empleado que la SSA lo ha puesto en autos acerca del problema y que deberá resolverlo el mismo con la SSA. Pídale al empleado que le pase la información correcta una vez que la haya corregido ante la SSA. "Aunque no es un requisito, fije un plazo de tiempo razonable (90 a 120 días) que le permita al empleado resolver el problema. Esto le dará tiempo al empleado en el caso de que necesitara obtener una tarjeta nueva de Seguro Social," dice Raimondo.
   
• Ratifique sus instrucciones en forma escrita. Escriba una nota indicándole al empleado que resuelva este tema con la SAA y pídale que le provea la información actualizada. Provea la nota mencionada junto con el cheque del sueldo. Retenga una copia de la nota y archívela. Mantenga una lista de los empleados que hayan recibido las instrucciones por escrito. Raimondo agrega que "más allá de cualquier inconsistencia, hay que seguir pagando el sueldo e impuestos establecidos para cada empleado".
   
• Si el empleado le entrega información actualizada, corrija los registros del pago de salarios y mande una carta a la ASS notificándole a la agencia acerca de las correcciones.
   
• Si el empleado le entrega información tal como un nombre y/o número de seguro social nuevos, podría estar indicando la carencia de autorización para trabajar. Proceda entonces con el seguimiento del caso para evitar caer en un "conocimiento constructivo" de la falta de autorización para trabajar. Un número de Registro de Extranjero nuevo debe ser considerado como sospechoso.
   
• Si el empleado no retorna con la información corregida no proceda automáticamente a echarlo o a re-verificar su autorización para trabajar en los EE.UU. Mas bien alértelo de que no podrá seguir trabajando allí si no hay una respuesta en 90 días; luego proceda con una suspensión sin sueldo y con un aviso que su trabajo finalizará en caso de que no haya resuelto el tema en 30 días.
   
• "La ley no es muy clara respecto a si el empleador debe imponer un plazo" dice Raimondo. "Aunque existe alguna diferencia de opiniones respecto a este tema, mi opinión es que los empleadores que imponen un plazo de 90 días se encuentran mejor posicionados para defenderse de infracciones a leyes migratorias. Yo le recomiendo a mis clientes que fijen un plazo".
   
• Si usted opta por no imponer un plazo, y no recibe la información corregida para fines del año fiscal, envíe una nota al empleado adonde diga:
  
  "En [fecha tal], le hemos notificado que la SSA nos alertó acerca de una discordancia respecto al nombre/número que figura en los registros de dicha agencia administrativa. Asimismo le hemos sugerido que vaya a la oficina local de la SSA para encauzar el problema. Por favor, háganos saber si alguna información en nuestros registros necesita ser corregida." Adjunte un formulario W-4.
  
  Si el empleado no provee la información corregida envíe una nota con la misma advertencia al final del siguiente año fiscal. Una vez que haya solicitado la actualización en dos años fiscales sucesivos usted ya no necesita solicitarla nuevamente. Acorde con los términos legales, hacer que los empleados manden un nuevo formulario W-4 cada año será equivalente a una solicitud anual del número correcto de seguro social.
   
• Si el empleado utilizó el número de seguro social problemático al llenar el formulario I-9, verifique nuevamente dicho formulario pero no acepte ninguna documentación con el número cuestionable de seguro social, al menos -y hasta- que la incongruencia haya sido resuelta.
   
• Establezca un criterio a seguir y aplíquelo en forma consistente.
   
• No finalice un contrato. Los empleadores nunca deben asumir que un empleado a quien se le ha reportado una incongruencia en sus datos es un extranjero indocumentado. "Usted nunca debe despedir un empleado debido a una nota de discrepancia en la información".
   
• Los empleadores no pueden ignorar la información que reciben durante el seguimiento de las incongruencias. Por ejemplo, si un empleado admite que no tiene los documentos pertinentes, dicho empleado debe ser despedido inmediatamente. La ley de migraciones prohíbe a los empleadores contratar trabajadores a sabiendas de que no cuentan con la documentación adecuada.
  
  Si un empleado aparece con un nombre o número de seguro social "nuevos" el empleador debe exigir una explicación; si la misma es razonable puede aceptarla y debe verificar nuevamente el formulario I-9.
  
  La situación en la cual un empleado no logra corregir una incongruencia queda sujeta al criterio del empleador. Raimondo dice que "si el empleador sigue un criterio de finalizar un contrato ante la no presentación de la información fidedigna o ya ha fijado un plazo tope para la presentación de la misma, ante dichas situaciones el empleador debe proceder con la revocación del contrato del empleado. Pero dicho criterio debe ser cumplimentado en forma consistente. De lo contrario podrá continuarse con el contrato de alguien en particular a sabiendas de que si otros empleados tienen los mismos problemas podría ser difícil finalizar sus contratos".